Příjezd partnerů na letiště: checklist na 48 hodin předem

Když k vám za dva dny přilétají obchodní partneři, vyplatí se vyřešit pět věcí: kolik lidí a kufrů poletí, kdo bude řídit, kde se vůz předá, jaký je plán při změně letu a jaký vůz zvolit. Když to máte vyřízené den předem, vyzvednutí na letišti proběhne bez improvizace. Text je určený hlavně asistentkám, office managerům a organizátorům, kteří mají příjezd hostů na starosti.

Co zjistit nejpozději 48 hodin před příletem

Většina potíží vzniká tím, že se rozhoduje podle prvního e-mailu, ne podle aktuálního stavu. Vyžádejte si od partnerů a ověřte:

• počet osob včetně těch, kteří se k delegaci přidají na poslední chvíli,
• počet kufrů a zda někdo veze prezentační techniku nebo vzorky,
• číslo letu a terminál, ze kterého se bude vycházet,
• cíl první cesty: hotel, kancelář, nebo rovnou jednání,
• zda se hosté po jednání vracejí na letiště, nebo zůstávají v Praze.

Teprve z těchto údajů má smysl vybírat vůz. Obráceně to funguje špatně: vůz vyberete podle vzhledu a na místě zjistíte, že se do něj zavazadla nevejdou.

Kdo bude řídit a kdo bude věnovat pozornost hostům

Častá chyba: řidič je zároveň hostitel. Pokud za volantem sedí člověk, který má cestou probírat program jednání, pozornost se rozdělí a na úkor silnice, nebo rozhovoru. Rozmyslete si předem, jestli pojede jeden řidič a jeden doprovod, nebo se členové týmu střídají. Úvahy o rozpisu najdete v článku kdo bude řídit minibus na firemní akci.

Podmínky pro řidiče, včetně případného dalšího řidiče, si ověřte při rezervaci nebo na nonstop lince. Nespoléhejte na dohady z doslechu.

Vůz podle skupiny, ne podle prestiže

Reprezentativní dojem tvoří čistý, pohodlný a dostatečně prostorný vůz. Příklady z vozového parku:

• Dva až tři hosté, jedna schůzka: Mercedes-Benz E class je automat s benzínovým motorem a čtyřmi místy. Na cestu z letiště do centra stačí a působí střídmě elegantně.
• Čtyři hosté s kufry: Audi A6 je pětimístný automat s naftovým motorem. Hodí se tam, kde se nikdo nechce mačkat.
• Delegace pěti až osmi lidí: Volkswagen Caravelle 8 osob je minibus s automatickou převodovkou a osmi místy. Hosté přijedou společně a nemusíte organizovat dva vozy.
• Alternativa k minibusu: Mercedes-Benz Vito má také osm míst a automat. Hodí se, když potřebujete druhou volbu podle dostupnosti v termínu.

Počítejte s rezervou: osmimístný minibus s osmi lidmi a jejich kufry bývá těsný. Pokud si nejste jistí, zavolejte na nonstop linku a popište, kolik lidí a zavazadel čekáte.

Místo předání vozu a návaznosti

Vůz si můžete převzít přímo na pobočce Autopůjčovna Letiště Praha, ve vlastní provozovně v budově EUROPORT u terminálů 1 a 2 na Aviatické 1092/8. Lze také požádat o přistavení vozu na letiště. Po Praze bývá přistavení obvykle do 60 minut od potvrzení rezervace, takže ho neobjednávejte až ve chvíli, kdy host vychází z haly.

Pořadí, které se osvědčuje:

1. Den předem znovu zkontrolujte čas letu. 2. Vůz převezměte s předstihem a prohlédněte jeho stav. 3. Domluvte s hosty konkrétní místo setkání. 4. Adresu hotelu nebo jednání mějte předem v navigaci.

Záložní plán: zpoždění a změny

Lety se zpožďují a delegace se mění. Provoz je nonstop, 24 hodin denně, 365 dní v roce včetně víkendů a svátků, takže změnu termínu nebo místa převzetí můžete řešit telefonicky na +420 731 151 188 i večer či o víkendu. Jak postupovat při velkém zpoždění, popisuje článek zpožděný let a delegace v Praze. Základní přehled pro tuto situaci najdete také v textu vyzvednutí obchodních partnerů na letišti.

Ceny, kauce a další podmínky najdete v detailu vybraného vozu nebo v ceníku. V denní sazbě je vždy zahrnuté havarijní pojištění i povinné ručení a podle Fair Play Kodexu žádné skryté poplatky.

Časté otázky

Kdy rezervovat vůz pro delegaci?

Hned, jakmile znáte datum a přibližný počet lidí. Online rezervace na detailu vozu umožní zadat termín, místo převzetí a vrácení a hned ukáže kalkulaci včetně DPH. Změny pak dolaďte telefonicky.

Lze vůz přistavit přímo na letiště?

Ano, přistavit lze na letiště. Po Praze obvykle do 60 minut od potvrzení rezervace. Čas a místo upřesněte s pobočkou.

Co když se počet hostů změní?

Zavolejte na nonstop linku +420 731 151 188 nebo napište na [email protected]. Podle nové skupiny pomůžeme zvolit menší vůz nebo minibus.

Kde najdu podmínky pro řidiče?

V detailu vozu a při rezervaci. Věk, kauci či možnost dalšího řidiče si ověřte před převzetím, ne až na místě.

Zarezervujte, než začnou hosté balit

Až budete znát počet hostů a čas letu, otevřete detail vozu, třeba Volkswagen Caravelle 8 osob, a zarezervujte termín online. Další varianty najdete ve vozovém parku a na dotazy odpoví nonstop linka.